こんにちは。しろまるです。
今回は、仕事を頼まれると断れない方に向けて、「アサーション」という相手も自分も尊重するコミュニケーションスキルをご紹介します。
あなたは自分のキャパシティを知っていますか？
そのときに抱えている仕事の量と、頼まれた仕事の量によると思いますが、あなたは仕事を頼まれたとき、自分のキャパシティ（自分の業務処理の限界容量）を知っているでしょうか？それによってどうするかも変わってきますよね。だいたいわかるという方は、仕事を受けるかどうかを頭の中でどのように考えていますか？
いま抱えている仕事量がキャパの２０％ → 暇だからいいよ
〃 ４０％ → まだ余裕あるしいいよ
〃 ６０％ → ちょっと厳しいけどできないことはないな
〃 ８０％ → かなり厳しいけどどうしてもと言うなら
〃 １００％ → 余裕がないから無理
【※キャパ＝キャパシティ（自分の業務処理の限界容量）という意味で使っています】
人によって違いはあると思いますが、ざっとこんな感じでしょうか。
おそらくキャパの６０％ぐらいまでなら、受けてもいいという方が多いのではないでしょうか。暇すぎても時間が経つのが遅いですしね。８０％を超えると、受けるのは厳しいですよね。
まずは、自分のキャパと、いま抱えている仕事量と、頼まれた仕事量を、ざっとだいたいでいいので、数値化できるといいですね。日頃からこの仕事はキャパの何％ぐらいが必要だなと考える習慣をつけていくのがおすすめです。
反射的にＯＫしていませんか？
ここで少しわたしの個人的な話になりますが、過去のわたしはキャパ１００％の状況でも仕事を受けていました。渋ることもあまりなく、たいてい即「いいですよ＾＾」と笑顔で引き受けていました。今考えるとアサーションじゃない行動だなと思います。自分を大事にしてないですよね。
仕事の依頼に対するわたしの考え方は以下のようなものでした。
「断る理由を考えるのが面倒臭い」
「必要とされている・期待に応えたい」
「わたしが断ったらこの人は困るのでは」
「断ったら他の人がやることになるからその人に負担をかけてしまう」
「どんな仕事も経験になるし、後々何か役に立つかもしれないからなんでもやっておこう」
このような考え方なので、自分のキャパや今抱えている仕事の量は関係なく、ポジティブ思考だと思って反射的に受けていました。しかし、実はこの中でポジティブな理由は１つしかありません。
「断る理由を考えるのが面倒臭い」 → ネガティブな理由
「必要とされている・期待に応えたい」 → 自己肯定感が低い
「わたしが断ったらこの人は困るのでは」 → 他人軸
「断ったら他の人がやることになるからその人に負担をかけてしまう」 → 自己犠牲
「どんな仕事も経験になるし、後々何か役に立つかもしれないからなんでもやっておこう」 → ポジティブな理由
背景には「良い人と思われたい、嫌な奴だと思われたくない、嫌われたくない、がっかりされたくない、仕事ができない人だと思われたくない、仕事ができる人だと思われたい」という思いもあったと思います。
こうなると、結局どこかでキャパオーバーになり、行き詰まりますよね。期日に間に合わなかったり、仕事の完成度が低かったり、やらずに放置してだんだん何もやりたくなくなります。そうすると結局、周りに迷惑をかけることになってしまいます。
そもそも、自分のキャパを把握していないことが良くなかったです。やはり、自分のキャパと、今抱えている業務量と、頼まれた業務量を、ざっとだいたいでいいので、数値化することが必要ですね。
同時並行で仕事ができるのは格好いいですし、すごいことですが、そのやり方が自分に向いているかどうかが大事です。同時並行で処理するときは、力が色んな方向に分散されています。わたしは、１つの仕事に集中してキャパにも余裕がある方が良い仕事ができるし、結局は効率的だなということに気付きました。自分は同時並行が苦手だなと知っておくだけでも、無理な仕事の受け方をしないで済むと思います。
アサーションな返し方
さて、前置きが長くなってしまいましたが、キャパ的に仕事を受けるのが難しいときに、どのように返すといいかについてです。
「アサーション」は、相手も自分も尊重するコミュケーションスキルなので、
①相手の言葉を否定せず、一旦受け止めること
②今の自分の状況をきちんと伝えること
③譲歩し合う案を出す
この３つがポイントになります。
例えば、こんな感じですね。
「①〇〇さん、お仕事の依頼ありがとうございます。②しかしながら今、□□と▲▲の仕事を抱えており、余裕がない状況です。③●時間後（●日後）でしたら手が空くと思いますので、それからでもよろしければお引き受けできますが、いかがでしょうか？」
どうですか？相手のことを受け止めながら、自分の状況や意見もしっかり伝えられて、対等な感じですよね。
もし、①が不足すると、「今忙しいので無理です」となり、相手が不快に感じるかもしれません。②が不足すると、「はいわかりました」とあなたが無理に引き受けることになり、自分の状況を伝えられずモヤモヤしたり、期日までにできるか不安になったり、キャパオーバーで残業というようなことになるかもしれません。③が不足すると、会話の着地点がなく、お互いにモヤモヤしますね。
さいごに
いかがでしたでしょうか？
自己主張することは決して悪いことではありません。例え上司と部下という関係性であったとしても、人と人とのコミュニケーションは本来対等なものです。相手を尊重しつつ、自分の意見もしっかり言ってみてください。
もしよかったらアサーションを普段のコミュニケーションに取り入れてみてくださいね😊
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